Cómo preparar una conversación difícil con tu responsable

Prepararla no es ensayar lo que vas a decir: es llegar sabiendo qué quieres conseguir y dispuesto a escuchar.

Una conversación difícil con tu responsable se prepara con cinco preguntas: qué quieres conseguir, qué hechos tienes, qué puede estar viendo tu responsable, qué vas a proponer y cómo vas a abrirla. En este artículo te las cuento una a una, te acompaño por un ejemplo y te enseño las cuatro habilidades que más se notan en esa conversación.

Llevas días dándole vueltas. Tu responsable ha tomado una decisión que te afecta y no la compartes: un plazo que no sale, una prioridad que ha cambiado sin explicación, una carga de trabajo que ya no cabe. Sabes que tienes que decírselo. Y cada día encuentras un buen motivo para dejarlo para mañana.

No te falta valor. Hablar hacia arriba cuesta más porque hay más en juego: la persona con la que tienes que hablar es la que decide tus prioridades y la que valora tu trabajo. Llevo más de treinta años trabajando con equipos directivos, y lo que más se repite no es una conversación que salió mal: es una conversación que no llegó a tenerse.

La buena noticia es que esta conversación se puede preparar. No para llevarla escrita, sino para llegar con las ideas claras y la cabeza libre para escuchar.

«Lo que no se dice también tiene consecuencias.»

Antes de entrar en la preparación, mira las cuatro habilidades de comunicación que más se notan cuando hablas con tu responsable: la escucha activa, las preguntas abiertas, el reconocimiento y la asertividad. Ninguna es un talento con el que se nace: las cuatro crecen con la práctica.

Cada pantalla es una habilidad. Se reproduce sola, y puedes pararla o recorrerla a tu ritmo.

Cuatro habilidades, y ninguna depende de quién tenga el cargo.

Contenido del artículo

• Por qué cuesta más hablar hacia arriba
• Cinco preguntas para prepararla
• Un ejemplo: la conversación con Ingrid
• Preparar no es blindarse
• Conclusión
• Referencias

Por qué cuesta más hablar hacia arriba

Cuando Frances Milliken, Elizabeth Morrison y Patricia Hewlin preguntaron a profesionales por los asuntos que no se atrevían a plantear a sus jefes, las razones que más se repetían eran dos: el miedo a que les vieran de forma negativa y el miedo a dañar la relación (Milliken, Morrison y Hewlin, 2003).

Los dos miedos son razonables, y los dos llevan al mismo sitio: al silencio, o a soltarlo todo de golpe el día que ya no se puede más. Ninguno de los dos caminos protege la relación. El silencio la vacía, y el estallido la rompe.

Hay una tercera vía, y es la conversación preparada. No se trata de ganarle una discusión a tu responsable, sino de darle información que todavía no tiene y decidir juntos qué hacer con ella. Dicho así, deja de ser un enfrentamiento y pasa a ser parte de tu trabajo.

Cinco preguntas para prepararla

Antes de pedir la conversación, dedica diez minutos a responder por escrito a estas cinco preguntas. No hace falta más.

1 · ¿Qué quiero conseguir?

Una frase, y concreta. «Que sepa cómo me siento» no es un objetivo; «salir con una decisión sobre qué proyecto se retrasa» sí lo es. Si no sabes qué quieres conseguir, tu responsable tampoco lo sabrá, y la conversación terminará en un desahogo.

2 · ¿Qué hechos tengo?

Separa lo que ha pasado de lo que piensas de lo que ha pasado: fechas, cifras, decisiones, palabras que se dijeron. Los hechos son el terreno que podéis compartir. Tus interpretaciones, de momento, son solo tuyas.

3 · ¿Qué puede estar viendo mi responsable que yo no veo?

Tu responsable tiene información que tú no tienes: lo que le piden a ella, lo que se decidió en una reunión a la que no fuiste, lo que pesa en otro equipo. Escribe dos o tres posibilidades. No para darle la razón de antemano, sino para llegar con curiosidad en lugar de con una sentencia.

4 · ¿Qué voy a proponer, y en qué puedo moverme?

Llega con al menos una propuesta. Una conversación que solo trae un problema deja todo el trabajo a la otra persona; una que trae un problema y una salida posible invita a construir. Y decide de antemano en qué puedes moverte: una propuesta que no admite cambios es un ultimátum.

5 · ¿Cómo voy a abrirla?

Pide el momento: no lo improvises en un pasillo. Y prepara solo la primera frase, con el tema y por qué te importa. A partir de ahí, la conversación ya no es tuya: es de los dos.

«Si no sabes qué quieres conseguir, tu responsable tampoco lo sabrá.»

Un ejemplo: la conversación con Ingrid

Ingrid

Ingrid es uno de los seis personajes de Xakrom. Meticulosa y comprometida. Detecta las inconsistencias y espera el mismo rigor de ti.

En este ejemplo, Ingrid es tu responsable. El lunes te pidió que te hicieras cargo del lanzamiento de un cliente nuevo, con la misma fecha de entrega que el informe trimestral que ya llevas. Las dos cosas no caben en las mismas dos semanas, y quieres decírselo.

Esta es tu preparación:

Y así empieza la conversación:

Tú: Ingrid, quería hablar contigo del lanzamiento del cliente nuevo y del informe trimestral. Tal como están planificados, no llego a los dos con la calidad que esperas, y prefiero decírtelo ahora que dentro de dos semanas.

Ingrid: Te escucho. ¿Dónde está el problema exactamente?

Tú: En los días. El informe necesita ocho y el lanzamiento, diez, y tenemos diez. Antes de proponerte nada: ¿hay algo de la prioridad del cliente que yo no esté viendo?

Ingrid: Sí. Dirección quiere la primera parte del lanzamiento antes de fin de mes. El informe tiene más margen del que parece.

Fíjate en lo que ha hecho la preparación. El objetivo te ha dado la primera frase. Los hechos han evitado una discusión sobre si «es mucho trabajo». Y la tercera pregunta, la de lo que podía estar viendo Ingrid, ha traído a la mesa la información que lo cambia todo.

Con esa información tu propuesta cambia, y está bien que cambie: el orden se invierte. Lo que habías preparado no era un guion, era un punto de partida.

A partir de aquí, la conversación se conduce. El método SCORE la ordena en cinco pasos de ida y vuelta, y te lo cuento en ¿Qué es el método SCORE?.

Preparar no es blindarse

La preparación tiene un riesgo: llegar tan preparado que ya no escuchas. Si llevas escrita cada frase y la respuesta a cada objeción, la conversación se convierte en una defensa, y tu responsable lo nota.

Por eso hay tres cosas que conviene no preparar: el guion completo, la conclusión y la respuesta de la otra persona. La conclusión se construye entre los dos, y la respuesta de tu responsable es justo lo que vas a ir a escuchar.

En el modelo Cooplexity, la gestión de las relaciones es el segundo paso del desarrollo de la confianza: no hay cooperación sin vínculo, y el vínculo empieza por la escucha (Zamora, 2020). Con tu responsable, también.

«Prepara lo que quieres conseguir, no lo que vas a decir.»

Conclusión

Lo que no se dice también tiene consecuencias.
El silencio no protege la relación con tu responsable: la vacía. Una conversación preparada es la forma más respetuosa de decirle lo que piensas.

Se prepara con cinco preguntas, no con un discurso.
Tu objetivo, los hechos, lo que ve la otra persona, tu propuesta y la primera frase. Diez minutos bastan.

Llega preparado para escuchar.
La información que te falta la tiene tu responsable, y la conversación es el lugar donde aparece.

¿Qué conversación tienes pendiente con tu responsable? Sale mejor cuando la has preparado, y mejor todavía cuando la has practicado antes. Para eso creé Xakrom.

Practica esta conversación en Xakrom.

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Referencias

Milliken, F. J., Morrison, E. W. y Hewlin, P. F. (2003). An exploratory study of employee silence: Issues that employees don't communicate upward and why. Journal of Management Studies, 40(6), 1453-1476. https://doi.org/10.1111/1467-6486.00387

Zamora, R. (2020). Cooperación en complejidad: Cooplexity, un modelo de colaboración en complejidad en tiempos de incertidumbre y cambio. Ricardo Zamora. ResearchGate